Jedes Foto vom Firmenevent ist ein personenbezogenes Datum. Bevor ihr sammelt, braucht HR eine klare Linie: Rechtsgrundlage, Information, Speicherfrist, AVV. Hier der Kurzüberblick – ohne die Frage, wie die Bilder ins Album kommen.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wendet euch an eure:n Datenschutzbeauftragte:n.
1. Rechtsgrundlage klären
Fotos auf dem Firmenevent können auf zwei Wegen rechtssicher verarbeitet werden: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Gruppenbilder und Stimmungsfotos reicht meist das berechtigte Interesse – für gezielte Porträts oder Marketing-Verwendung ist eine Einwilligung Pflicht.
2. Transparent informieren
Am Einlass, auf Tischkarten oder per Intranet-Mail vor dem Event: Eure Mitarbeiter:innen müssen vor dem Ereignis wissen, dass fotografiert wird, wer die Fotos verarbeitet und wo sie später landen.
Mustertext für Einladungen
3. Speicherdauer festlegen
DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie benötigt werden. Tipp: Definiert eine klare Frist (z. B. 6 Monate) und automatisiert die Löschung. eventPIXX macht das von Haus aus – alle Inhalte werden nach der gewählten Frist automatisch auf deutschen Servern gelöscht.
4. Betroffenenrechte sicherstellen
Jede:r Mitarbeiter:in hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung. Eine Ansprechperson und ein klarer Prozess sind Pflicht – idealerweise koordiniert mit euer:m/-er Datenschutzbeauftragten.
5. Auftragsverarbeitung (AVV)
Wenn ihr einen externen Dienst nutzt, um Fotos zu sammeln und zu speichern, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Pflicht. Seriöse Anbieter liefern den AVV auf Anfrage oder direkt mit. eventPIXX stellt euch den AVV kostenlos zur Verfügung.
6. Server-Standort prüfen
Fotos auf US-Servern (WhatsApp, Google Drive, iCloud) bedeuten Datentransfer in ein unsicheres Drittland – rechtlich heikel. Deutsche Server mit EU-Rechenzentrum sind die sicherste Variante.
Rechtssicher & einfach: eventPIXX
Deutsche Server, automatische Löschung, AVV auf Anfrage. Ideal für HR und Eventmanager:innen.
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DSGVO beim Firmenevent muss nicht kompliziert sein. Mit klarer Information, kurzer Speicherdauer und DSGVO-konformem Anbieter seid ihr rechtlich sauber aufgestellt – und holt trotzdem alles aus dem Event heraus. Wie ihr die Fotos überhaupt einsammelt, steht im Artikel Firmenevent-Fotos sammeln.